Массовые выплаты самозанятым: как убрать ручные переводы из бухгалтерии
Платить самозанятым закон разрешает двумя способами. Можно переводить деньги каждому исполнителю самостоятельно — тогда он сам выдаёт чек в e-Salyq Business и сам вносит 4 %. А можно работать через интернет-платформу: оператор удерживает 4 % как налоговый агент и перечисляет исполнителю остаток. Пока людей трое-пятеро, ручные переводы справляются. Когда их десятки, бухгалтерия тратит на выплаты целые дни, появляются ошибки и дубли, а часть выплат остаётся без чека и акта. Выход — связать в одну цепочку подтверждённую смену, расчёт, реестр, выплату и документы.
Коротко
Самозанятому платят за сделанную работу, а оплату подтверждает чек из мобильного приложения. Без посредников 4 % вносит сам исполнитель, на платформе их удерживает оператор. Ручная работа уходит, когда смена, сумма, перевод и документы хранятся в одной системе, а не в трёх таблицах и чате.
Два законных способа платить самозанятым
Оба способа предусмотрены новым Налоговым кодексом. На больших объёмах между ними одна существенная разница — кто по каждой выплате выпускает чек и платит 4 %.
Своими силами. Бухгалтерия переводит деньги каждому исполнителю по отдельности. Каждый из них сам выбивает чек в мобильном приложении и сам вносит 4 % — так требуют статья 720 НК и статья 101-1 Социального кодекса. КГД разъясняет, что компания из этих сумм ничего не удерживает. Представьте 70 исполнителей, у каждого по четыре смены в месяц: это 280 переводов и 280 чеков, и каждый чек нужно получить от конкретного человека.
Через интернет-платформу. Компания перечисляет деньги платформе, а та рассчитывается с исполнителями. По пункту 3 статьи 721 НК оператор — налоговый агент: он удерживает платежи с дохода самозанятых, работающих через платформу, и сдаёт их в бюджет. Выпускать чеки по таким выплатам исполнитель может поручить оператору (пункт 5 статьи 717), и тогда собирать их по людям не приходится.
Как оформить отношения с исполнителем от договора до акта, разобрано в статье работа с самозанятыми в 2026 году.
Кто платит 4 % и сколько получит исполнитель
Самозанятый отдаёт с дохода 4 %: по проценту уходит на ОПВ, ОПВР, социальные отчисления и ВОСМС. Подоходный налог в режиме нулевой. Все условия режима — в материале сколько платит самозанятый в 2026 году.
Считают 4 % от дохода исполнителя, но за чей счёт они пойдут, договариваются стороны. В KasipHub заказчик выбирает это сам: удерживать платежи из вознаграждения или добавлять их сверху, чтобы человек получил ставку полностью. Как это выглядит на условном задании за 15 000 ₸:
| 4 % из вознаграждения | 4 % сверху за счёт компании | |
|---|---|---|
| Ставка за задание | 15 000 ₸ | 15 000 ₸ |
| Социальные платежи | 600 ₸ удерживаются из ставки | 600 ₸ компания добавляет |
| Расход компании | 15 000 ₸ | 15 600 ₸ |
| На карту исполнителю | 14 400 ₸ | 15 000 ₸ |
Комиссия платформы в эту таблицу не входит: она считается отдельно и в 4 % не включается.
Во что на самом деле обходятся ручные переводы
Сам перевод стоит ровно столько, сколько получил человек. Дорого всё, что вокруг: эти затраты прячутся в рабочем времени сотрудников и не видны отдельной строкой. Подробно о таких расходах — в статье об административных расходах на внештатный персонал.
- Часы бухгалтерии. На каждую выплату — сверить смену, пересчитать сумму, найти реквизиты, отправить перевод, дождаться чека и приложить акт.
- Время руководителей объектов и HR. Исполнители спрашивают, когда придут деньги и почему сумма меньше, и вопросы идут по цепочке в бухгалтерию.
- Ошибки. В таблице осталась старая ставка, неполную смену оплатили как полную, одна строка попала в реестр дважды, деньги получил не тот исполнитель.
- Задержки. Сведения со смен опаздывают, выплата переезжает на следующую неделю, и человек, который ждал денег, на следующую смену идёт к другому заказчику.
- Выплаты без документов. Деньги ушли, а чека и акта нет, и на проверке расход подтвердить нечем.
- Один незаменимый сотрудник. Если схему знает только он, его отпуск останавливает все выплаты.
Сколько часов съедают ручные выплаты
Возьмём условный пример и посчитаем порядок цифр. Допущения такие — подставьте свои:
- у компании 90 исполнителей, каждый выходит в среднем на 3 смены в месяц — 270 выплат;
- на одну выплату вручную уходит около 12 минут: сверка, расчёт, перевод, чек и акт;
- 270 × 12 = 3 240 минут, или 54 часа в месяц.
Это почти семь полных рабочих дней бухгалтера только на техническую часть, без исправления ошибок и переписки с исполнителями. И время растёт вместе с числом людей.
Часы бухгалтерии на ручные выплаты в месяц
Коротко
При ручной схеме затраты растут вместе с числом выплат: 270 выплат в месяц по 12 минут — это 54 часа работы. Автоматизация не убирает контроль, она меняет его предмет: бухгалтер проверяет реестр и исключения, а не каждую строку.
Что должно быть в каждой строке реестра
Массовая выплата получается, только если у всех строк реестра одинаковый набор данных. Когда эти данные появляются в момент работы, реестр собирается сам. Когда их вытаскивают из переписки в конце месяца, сборка реестра становится отдельной ручной задачей.
Минимум данных для строки реестра
- Исполнитель и его ИИН
- На каком объекте и по какой заявке работали
- Дата и время смены
- Принятый объём: часы, заказы или единицы работы
- Вознаграждение и сумма к выплате с учётом 4 %
- Отметка заказчика о том, что работа принята
- Статус платежа и ссылка на чек
Как выглядит выплата без ручной работы
Цепочка начинается задолго до оплаты — с заявки, где заранее известны задача, адрес, время и ставка. Дальше у каждого шага есть свой статус, ответственный и дата, поэтому вопрос, выходил ли человек, закрывает запись в системе, а не чья-то память.
Путь одной выплаты
-
1
Заявка
Задача, адрес, время и ставка известны до начала работы.
-
2
Смена
Начало и окончание работы фиксируются в той же системе, что и заявка.
-
3
Приёмка
Заказчик подтверждает выполнение — до этого выплата ждёт.
-
4
Расчёт
Сумма считается по принятому объёму и условиям заявки.
-
5
Удержание 4 %
Оператор платформы удерживает платежи как налоговый агент (статья 721 НК).
-
6
Перевод на карту
Деньги уходят исполнителю, выплата получает статус «выплачена».
-
7
Акт и чек
Документы формируются и попадают в архив, выплата закрыта.
Банковский реестр или платформа
Банк тоже позволяет заплатить сотне человек — одним файлом с платежами. Но банк закрывает только последний шаг — перевод. Сверять смены, считать суммы, собирать чеки и готовить акты компании всё равно придётся самой, а 4 % каждый исполнитель вносит сам.
| Что нужно сделать | Переводы по одному | Реестр платежей в банке | Интернет-платформа |
|---|---|---|---|
| Сверить смены и суммы | Вручную | Вручную, до загрузки файла | По подтверждённым заявкам |
| 4 % | Вносит каждый исполнитель | Вносит каждый исполнитель | Удерживает оператор |
| Перевод | Каждому отдельно | Одним файлом | Одним пополнением |
| Чек | Просить у каждого | Просить у каждого | Появляется при выплате |
| Акт | Готовит компания | Готовит компания | Формируется сам |
| Кому подходит | До пяти человек | Постоянный состав | Десятки людей, состав меняется |
Какие документы остаются у бухгалтерии
По каждой выплате — акт оказанных услуг и чек из мобильного приложения, за период — сводный реестр. Без акта чек не спасёт: подпункт 2 статьи 286 НК не позволяет вычитать расходы, если работа фактически не подтверждена.
Запрет подпункта 16 той же статьи относится к покупкам у плательщиков упрощённой декларации — на самозанятых он не распространяется. Их услуги идут в вычеты по общим правилам, если есть документы. В KasipHub акт и чек появляются при каждой выплате, на комиссию платформы выставляются ЭСФ и АВР, документы лежат в кабинете по заявкам, а операции выгружаются в 1С. Сколько хранить этот архив, разобрано в статье о сроках хранения документов по выплатам.
Как перейти на автоматические выплаты
- Распишите нынешнюю схему. Кто подтверждает смену, кто считает сумму, кто отправляет деньги и где хранятся чеки. Отметьте каждое место, где данные перепечатывают руками.
- Договоритесь о правилах. Что считается выполненной сменой, как оплачивается неполная, кто подтверждает работу и в какой срок.
- Начните с одной группы исполнителей — например, с курьеров одного объекта. Первые выплаты и документы проверьте параллельно со старой схемой.
- Подключайте остальные объекты, когда цепочка работает без ручных исправлений.
Правило одно: сначала порядок, потом автоматизация. Если в систему загрузить хаотичные правила, она просто ускорит хаос. Как устроить проверку сумм и получателей, рассказано в статье о проверке выплат исполнителям.
Пять ошибок при выплатах самозанятым
Доход выше предела. В режиме можно зарабатывать не больше 300 МРП в месяц — 1 297 500 ₸ в 2026 году (статья 718 НК). Если предел превышен, исполнитель обязан зарегистрироваться как ИП, а если не сделает этого, налоговый орган сам прекратит для него режим (статья 716).
Исполнитель не вправе применять режим. Иностранцу, если он не кандас, и человеку с открытым ИП режим самозанятого недоступен.
Услуга не из перечня. Охраны и уборки нежилых помещений в постановлении № 994 нет, и платить за них как за услуги самозанятого нельзя. Погрузка, разгрузка и комплектация товаров могут оказываться как услуги по ОКЭД 82990, если соответствуют перечню.
Нет чека. Деньги ушли, чек не выпущен — расход не подтверждён.
Дубли. Одну смену оплатили дважды, потому что она пришла из двух источников: из таблицы объекта и из чата.
Главное
Своими силами исполнитель сам вносит 4 % и выдаёт чек, на платформе 4 % удерживает оператор. Когда исполнителей десятки, ручные переводы отнимают десятки часов и плодят ошибки. Если смену, расчёт, перевод и документы связать в одну цепочку, бухгалтеру остаётся проверить реестр и разобрать исключения.
Частые вопросы
Удерживает ли компания 4 % при выплате самозанятому?
Нет, если человек работает в режиме самозанятого и выдаёт чек из приложения — тогда 4 % он платит сам, это разъяснял КГД. На интернет-платформе удержание — обязанность оператора, налогового агента по пункту 3 статьи 721 НК.
Каким документом подтверждается выплата самозанятому?
Чеком из специального мобильного приложения (статья 717 НК). Рядом с ним стоит хранить акт оказанных услуг и платёжный документ.
Подойдёт ли банковский реестр платежей?
Технически да, но банк отвечает только за перевод. Сверять смены, собирать чеки и готовить акты компании придётся самой, а 4 % каждый исполнитель будет платить отдельно.
Что выбрать: удерживать 4 % из ставки или платить сверху?
Это решает заказчик. При удержании исполнитель получает ставку минус 4 %, при оплате сверху — всю ставку, а компания добавляет 4 % к своему расходу. В KasipHub вариант выбирается в кабинете.
Идут ли выплаты самозанятым в вычеты по КПН?
Идут, на общих основаниях: если расход относится к деятельности и подкреплён актом и чеком. Подпункт 16 статьи 286 НК ограничивает только покупки у плательщиков упрощённой декларации.