Сколько хранить договоры, акты и чеки по выплатам исполнителям

Документы и бухгалтерия 24.08.2026 11 мин чтения

Почти всё, что компания получает по выплатам исполнителям, хранят минимум пять лет. Налоговый кодекс требует держать учётную документацию, пока не закончится срок исковой давности, и при этом не меньше пяти лет (статья 206). Перечень типовых документов (приказ № 279-НҚ, 17.06.2025) отводит договорам услуг и первичке столько же. Договор отсчитывают с момента, когда он закончился, налоговые документы — со следующего периода после начисления налога. Для штата сроки на порядок длиннее: 75 лет хранятся трудовые договоры, ведомости, по которым начисляли зарплату, и личные карточки — в том числе тех, кто работал временно. Документы, подписанные ЭЦП, можно держать только в электронном виде: по силе они равны бумажным.

Коротко

Ориентир по исполнителям — пять лет как минимум. Договор услуг считают от его окончания, акты и прочую первичку — от следующего налогового периода, а налоговые документы держат, пока не истекла давность. По штатным сотрудникам трудовые договоры, личные карточки и ведомости начисления зарплаты хранятся 75 лет.

5 лет: минимум для договоров, актов, чеков и ЭСФ по исполнителям
3 или 5 лет: срок исковой давности по налогам в зависимости от категории компании
75 лет: трудовые договоры, личные карточки и ведомости зарплаты работников

Кто устанавливает сроки хранения

Сроки складываются из двух источников, и если они расходятся, побеждает более длинный.

Налоговый кодекс. Документы, от которых зависят налоги, по статье 206 (пункт 3) держат, пока не закончится срок исковой давности — его задаёт статья 65, — и при этом минимум пять лет. Давность равна пяти годам для крупного бизнеса, недропользователей и ещё нескольких категорий, а для всех остальных — трём. Считают со следующего налогового периода после того, за который по этим документам начислен налог. Что входит в учётную документацию, перечисляет статья 202 (пункт 2): бухгалтерские и первичные документы, счета-фактуры, налоговые регистры и всё прочее, по чему считают налог.

Перечень типовых документов. Его утвердил приказом № 279-НҚ Министр культуры и информации, а прежний приказ № 263 2017 года утратил силу — теперь действует новый перечень.

Статья 11 закона о бухучёте говорит лишь, что первичку хранят на бумаге или в электронном виде столько, сколько установлено законодательством. Конкретные цифры как раз и дают кодекс с перечнем.

Сроки по видам документов

Документы по исполнителям:

Документ	Основание	Срок	С какого момента
Договор возмездного оказания услуг	Перечень № 279-НҚ, п. 329	5 лет	Когда договор закончился
Договор подряда	П. 325 перечня, если подрядчик — юрлицо; п. 323, если физлицо (такой договор в перечне отдельно не назван)	5 лет	Когда договор закончился
Акт и прочие первичные документы	П. 267 перечня и ст. 206 НК	5 лет	Со следующего периода после начисления налога; по перечню — при условии проверки (ревизии)
Чек самозанятого	Ст. 206 НК, если чек подтверждает расход (что такое чек — в ст. 717)	От 5 лет	Со следующего периода после начисления налога
ЭСФ	Ст. 202 и 206 НК	От 5 лет	Так же
Сводные ведомости и бумаги о получении выплат	П. 304 перечня	5 лет	При условии проверки (ревизии)

Документы по штатным сотрудникам:

Документ	Основание	Срок
Табель учёта времени	П. 411 перечня	5 лет; 75 — если условия труда тяжёлые, вредные или опасные
Трудовой договор	П. 461 перечня	75 лет
Личная карточка, в том числе временного работника	П. 463 перечня	75 лет
Ведомость, по которой начисляли зарплату	П. 305 перечня	75 лет
Платёжки и списки физлиц по пенсионным взносам, социальным отчислениям и взносам на ОСМС	П. 717–719 перечня	75 лет

Отдельных строк для акта, чека самозанятого и реестра выплат в перечне нет. Акт — это первичка, так что к нему относится пункт 267. Реестр выплат можно отнести и к пункту 304, где речь о документах на получение прочих выплат, и к пункту 267 — срок в обоих случаях пятилетний. Чек же доказывает, что с самозанятым рассчитались (статья 717 НК, пункт 2), и если по нему уменьшают налоговую базу, он становится частью учётной документации (статья 202, пункт 2, подпункт 8).

Если самозанятым платят через платформу, 4 % с выплат удерживает её оператор — по пункту 3 статьи 721 НК он налоговый агент, и платёжки в бюджет тоже формирует он. Когда же пенсионные взносы, социальные отчисления и взносы на ОСМС компания перечисляет сама — за штатных сотрудников или за тех, кто работает по ГПХ, — такие платёжки вместе со списками физлиц держат 75 лет.

Отдельная тонкость — оговорка перечня о проверке. Для первички и ведомостей выплат пятилетний срок действует при условии, что за этот период прошла проверка (ревизия). Если её не было, уничтожать документы только потому, что минуло пять лет, рискованно. А компаниям, у которых срок давности больше пяти лет или его продлили, ориентироваться нужно на давность.

Коротко

Реестр выплат, акт, чек, ЭСФ и договор услуг — почти всё по исполнителям живёт в архиве не меньше пяти лет. Ключевые документы по штату хранят 75 лет. Если налоговая давность у компании длиннее, вместе с ней растёт и срок хранения.

Почему выписки из банка мало

Выписка показывает, что деньги ушли, но не объясняет почему. По ней не понять, за какую смену заплатили и откуда взялась сумма, которая не совпадает со ставкой.

Для налоговых вычетов этого недостаточно. Подпункт 2 статьи 286 НК запрещает вычитать затраты, если работа или услуга фактически не выполнена. Выполнение подтверждает акт, расчёт с самозанятым — чек из мобильного приложения (статья 717, пункт 2). Без этих документов перевод — просто движение денег по счёту.

Ошибки к тому же появляются задолго до выплаты: руководитель указал не те часы, менеджер взял прошлогоднюю ставку, бухгалтер скопировал строку дважды. Архив, где лежат только итоговые суммы, ничего из этого не покажет.

Что хранить по каждой выплате

Удобнее всего завести на каждое задание карточку с номером. Этот номер должен переходить во все следующие документы — в расчёт, акт, реестр, платёжку — и с самого начала стоять на подтверждении объёма. В карточке собирают:

Кто работал, на каком объекте, что делал и в какие даты.
Условия на дату работы: ставку и единицу оплаты.
Подтверждённые часы, смены или объём.
Как посчитана сумма и какие были корректировки.
Договор или принятую оферту, акт и чек.
Статус выплаты, дату и номер платежа.
Историю правок: что поменяли, кто и почему.

Условия фиксируйте в той редакции, что действовала в день работы. Если с нового месяца ставка выросла, пересчитывать задания прошлого месяца по новой цене нельзя — история перестанет сходиться с актами и платежами. Поэтому и акт должен формироваться прямо из расчёта: документ, набранный вручную отдельно от него, первым начнёт расходиться с деньгами.

Учитывать время по табелю обязаны для штата (статья 79 ТК). Исполнителю объём подтверждают так, как записано в заказе и договоре. Табель «как у сотрудника» с распорядком дня — это уже признак трудового договора (статья 27 ТК).

Карточка выплаты: один номер от задания до платежа

1
Задание
Объект, даты и ставка на день работы.
2
Подтверждённый объём
Часы, смены или результат, принятые заказчиком.
3
Расчёт
Формула суммы и корректировки с причинами.
4
Договор или оферта
Хранится пять лет после окончания договора.
5
Акт и чек
Хранятся не меньше пяти лет.
6
Платёж и история
Статус, номер платежа, все версии и их авторы.

Сквозной номер связывает все документы одной выплаты: по нему за минуты находится и сама операция, и её основания.

Можно ли обойтись без бумаги

Можно, если соблюдены условия. Электронный документ, удостоверенный ЭЦП уполномоченного лица, имеет ту же силу, что и подписанный на бумаге (Цифровой кодекс, статья 62, пункт 2). Закон о бухучёте разрешает хранить первичку и так и так. Для договоров перечень № 279-НҚ прямо допускает бумажный оригинал или идентичный ему электронный документ. Первичные документы и табели перечень и вовсе считает электронными, а на бумаге их ведут, только если у компании нет цифровых систем и электронного документооборота.

На налоговой проверке инспектор может попросить бумажные копии электронных документов. Исключение — счета-фактуры, бухгалтерские и первичные документы, которые зарегистрированы в системе ЭСФ (статья 206 НК, пункт 2). Скан бумажного документа без ЭЦП юридической силы электронного документа не получает, поэтому бумажные оригиналы держат до конца срока.

Как хранить исправления и спорные операции

Исходные данные не должны пропадать при правке. Если смену поправили с восьми часов на семь, система сохраняет оба значения, автора, дату и причину.

Новая сумма — новая версия акта. У каждого документа в архиве свой статус: создан, отправлен, принят, отклонён или заменён. Прежний акт не удаляют — он сохраняется со статусом «заменён». Особенно это важно, когда исправление пришло уже после подготовки реестра или первой попытки платежа: в реестр должна попасть только та сумма, что стоит в действующем акте.

Спорные операции помечают отдельным статусом и не включают в реестр, пока спор не закрыт. Остальные выплаты при этом уходят вовремя.

Условный пример: спор через полгода

Исполнитель пишет, что работал десять часов, а заплатили за восемь. Если документы разбросаны, ответ ищут по кусочкам: часы спрашивают на объекте, акт — у юриста, переписку — у координатора, и на это уходит несколько дней. Когда есть карточка выплаты, всё видно сразу: сколько часов планировали и сколько отмечено, кто и почему скорректировал время, по какой ставке посчитали, какой акт действует и прошёл ли платёж. Подтвердилась ошибка — делают отдельную доплату и связывают её с первой карточкой, исходную запись не переписывают.

Персональные данные в архиве выплат

В архиве выплат лежат ИИН, реквизиты и контакты людей, а это персональные данные. Закон о персональных данных (№ 94-V) обязывает держать такую базу на территории Казахстана (статья 12, пункт 2). Кроме того, в компании должен быть ответственный за их обработку, а также утверждённые перечень и политика обработки (статья 25).

Обычно закон связывает срок хранения персональных данных с достижением цели, если другой срок не установлен. Для документов по выплатам другой срок как раз есть — не меньше пяти лет по НК и перечню. А вот снимки и геоточки с отметок выхода нужны лишь для того, чтобы подтвердить смену, и после этого их уничтожают (статья 25, пункт 2, подпункт 4). Как устроен сбор таких данных, разобрано в статье про контроль выхода на смену.

Доступы, журнал и резервные копии

Права на архив раздают по ролям:

Роль	Видит	Может
Старший на объекте	Свои задания и подтверждённые часы	Подтвердить объём до расчёта
Бухгалтер	Суммы, документы, статусы оплат	Собрать реестр, переотправить отклонённый платёж
Юрист	Договоры, акты, согласия	Править шаблоны
Администратор	Настройки и журнал	Выдавать и отзывать права

Система должна вести журнал: кто создал, изменил, подписал, выгрузил или отменил документ. Кроме журнала нужны резервные копии и регулярные пробные восстановления — копия, которую ни разу не разворачивали, может подвести именно тогда, когда понадобится.

Совет

В KasipHub договоры, акты и чеки разложены по заявкам в кабинете и скачиваются в любой момент. Но обязанность хранить свою учётную документацию остаётся у компании, поэтому регулярно выгружайте документы в собственный архив.

Четыре шага к аккуратному архиву

1
Составьте карту
В каких папках, таблицах и чатах сейчас лежат задания, подтверждения, акты, чеки, реестры и выписки банка, кто их ведёт и в каком формате.
2
Присвойте сквозной номер
Каждое задание или смена получает номер, и он переносится во все следующие документы. Искать становится проще даже там, где всё пока делается руками.
3
Проверьте на пилоте
Возьмите один объект на месяц и замерьте: сколько уходит на реестр, сколько правок, у какой доли выплат полный комплект документов, как быстро отвечаете исполнителям.
4
Закрепите сроки
По каждому виду документа — свой срок (статья 206 НК, перечень № 279-НҚ) и свой ответственный за уничтожение, когда срок истечёт.

Как выплата проходит путь от смены до чека, описано в материале про массовые выплаты самозанятым. Что сверить, прежде чем отправлять деньги, — в статье проверка выплат исполнителям. А полный набор документов по работе с самозанятыми собран в разборе о работе с самозанятыми в 2026 году.

Частые вопросы

Какой срок хранения у актов по исполнителям?

Пять лет и больше. Акт относится к первичке (перечень № 279-НҚ, пункт 267), а значит, и к учётной документации: по статье 206 НК её держат, пока не истекла давность, но в любом случае не меньше пяти лет.

А у договоров с самозанятыми?

Пункт 329 перечня: пять лет с момента, когда договор возмездного оказания услуг закончился. Если по нему считали налоги, к этому добавляется правило статьи 206 НК.

Сканы есть — можно ли выбросить бумагу?

Нет. Равную бумаге силу имеет только электронный документ с ЭЦП (статья 62 Цифрового кодекса), у скана без подписи такой силы нет. Что подписано на бумаге, храните в оригинале до конца срока, а что изначально подписано ЭЦП — в электронном виде.

Откуда отсчитывать срок?

Для налоговых документов — со следующего налогового периода после того, за который по ним считали налог (статья 206 НК, пункт 3). Для договоров по перечню — с даты, когда договор перестал действовать.

Какой срок у табелей?

Пять лет по пункту 411 перечня; для тяжёлых, вредных или опасных работ — 75 лет. Табель — документ про штат, у исполнителя объём подтверждают акты.

Источники