ЭДО с исполнителями: какие документы подписывать онлайн и чем

Документы и бухгалтерия 17.09.2026 10 мин чтения

Почти все документы компании — договоры, акты, приказы, трудовые договоры — разрешено оформлять и хранить электронно, а счёт-фактуру иначе и не выписать. Опора здесь одна: электронный документ, подписанный ЭЦП того, кто имеет право подписи, имеет ту же силу, что и бумажный с подписью (ст. 62 п. 2 Цифрового кодекса, вступил в силу 12 июля 2026 года). Одноразовые коды из SMS и push-уведомлений кодекс относит к цифровому подтверждению: их используют, если это предусматривает закон или договорились стороны. С самозанятыми на платформе договор, акт и чек оформляются онлайн, без бумажных экземпляров, и хранятся в кабинете.

Коротко

Документ с ЭЦП уполномоченного лица приравнен к бумажному (ст. 62 Цифрового кодекса). Значит, договоры, первичку, приказы и трудовые договоры можно подписывать и хранить в электронном виде, а счета-фактуры выписывают в ИС ЭСФ. Бумага остаётся для копий — контрагенту и госорганам по запросу.

Что считается электронным документооборотом

Определение даёт не кодекс, а Правила документирования и использования систем ЭДО (приказ Минкультуры и спорта № 236 от 25.08.2023): ЭДО — это обмен электронными документами между госорганами, физическими и юридическими лицами (подп. 19 п. 5). Правила рассчитаны и на государственные, и на негосударственные организации, хотя часть норм касается только госсектора — например, Центра Единой системы электронного документооборота (подп. 20 п. 5) и ключей удостоверяющего центра госорганов (п. 97).

Цифровой кодекс самого термина «электронный документооборот» не содержит. Зато он определяет электронный документ — цифровую запись, у которой ЭЦП подтверждает достоверность, принадлежность и неизменность (ст. 62 п. 1). Система электронного документооборота по Правилам № 236 — система, через которую такими документами обмениваются (подп. 21 п. 5). Для бизнеса это может быть сервис ЭДО, учётная программа или собственный портал.

Прежние правила ЭДО 2004 года (постановление Правительства № 430) не действуют с 2018 года, а закон № 370-II об электронном документе работал до 12 июля 2026 года.

Какие законы применять

Главный — Цифровой кодекс № 255-VIII от 09.01.2026. С 12 июля 2026 года он заменил прежний закон 2003 года об электронном документе и ЭЦП (ст. 106 п. 2).

Для отдельных видов документов есть свои нормы: договоры регулирует Гражданский кодекс, первичку — закон о бухучёте № 234-III, счета-фактуры — Налоговый кодекс, кадровые документы — Трудовой кодекс. Делопроизводство описано в Правилах № 236, а сроки хранения — в перечне типовых документов (приказ № 279-НҚ, 17.06.2025).

Что можно вести электронно

Для договоров, первички и кадровых документов закон оставляет выбор между бумагой и электронной формой. У счёта-фактуры выбора почти нет — только электронно.

Договоры. Письменную форму сделки можно соблюсти и на бумаге, и в электронном виде (ст. 152 п. 1-1 ГК). Подпись ЭЦП допустима, если закон и требования участника этому не мешают (п. 2). А переписка электронными документами и сообщениями, по которой понятно, кто и о чём договорился, считается письменной формой, если закон или соглашение не устанавливают другое (п. 3).

Первичка. Акты выполненных работ, накладные, акты приёма-передачи оформляют на бумаге или электронно (ст. 7 п. 3 закона № 234-III, ст. 206 п. 1 НК). Если документ электронный, бумажные копии понадобятся контрагентам по сделке и госорганам, если те их запросят (ст. 7 п. 6). Для налоговой проверки копии счетов-фактур и документов, зарегистрированных в ИС ЭСФ, не нужны (ст. 206 п. 2 НК).

Счета-фактуры оформляют в ИС ЭСФ — налоговой системе электронных счетов-фактур. Бумажный вариант разрешён в закрытом списке случаев — скажем, когда в месте нахождения нет связи (ст. 209 п. 1 и ст. 492 п. 1 НК). ИС ЭСФ принадлежит налоговому органу, там же хранятся электронные акты выполненных работ (ст. 21 подп. 18).

Кадровые документы. Акты работодателя — приказы, правила, графики — бывают бумажными или электронными с ЭЦП (ст. 11 ТК), как и трудовой договор с изменениями (ст. 33 п. 1). Расчётный листок тоже можно выдавать электронно (ст. 113 п. 2), а договор регистрируют в единой системе учёта трудовых договоров — ЕСУТД (ст. 23 п. 2 подп. 27).

Документ	Срок хранения	Электронная форма	На чём основано
Договор оказания услуг	5 лет с окончания договора, п. 329 перечня	Можно: ЭЦП или согласованный сторонами способ	ГК, ст. 152
Акт и другая первичка	5 лет, п. 267; по НК — минимум 5 лет	Можно	Закон № 234-III, ст. 7
Счёт-фактура	Пока не истекла исковая давность, минимум 5 лет (НК, ст. 206)	Только электронно, бумага — в редких исключениях	НК, ст. 209 и 492
Трудовой договор	75 лет, п. 461	Можно, с ЭЦП	ТК, ст. 33 п. 1
Приказы о приёме, переводе, увольнении	75 лет, п. 12 подп. 2	Можно, с ЭЦП	ТК, ст. 11
Ведомость начисления зарплаты	75 лет, п. 305	Можно	Закон № 234-III, ст. 7 и 11
Табель	5 лет; тяжёлые, вредные, опасные работы — 75, п. 411	Можно	Перечень № 279-НҚ

ЭЦП, коды из SMS и соглашение сторон

ЭЦП. Документ с ЭЦП уполномоченного лица равен бумажному с подписью (ст. 62 п. 2 Цифрового кодекса). Собственноручной подписи она равнозначна, если выполнены четыре условия (ст. 49 п. 2): подлинность подтверждается открытым ключом с регистрационным свидетельством; подписант законно владеет закрытым ключом; подпись используется в соответствии со сведениями свидетельства; свидетельство выпустил аккредитованный в РК удостоверяющий центр либо зарубежный, который зарегистрирован в доверенной третьей стороне Казахстана.

Ключ у каждого свой. Руководитель может дать работнику право подписывать электронные документы, но работник подписывает сертификатом, выпущенным на его собственное имя (ст. 62 п. 6). Там, где закон требует печать, её заменяет ЭЦП сотрудника, у которого есть право подписи (ст. 61 п. 5).

Коды и push-уведомления. Одноразовые пароли кодекс называет цифровым подтверждением (ст. 47 п. 2). Оно применяется, если так установил закон или договорились стороны, и ЭЦП не является (п. 3 и 4). Понятия «простая электронная подпись» в кодексе нет: силу такому способу даёт соглашение сторон и ст. 152 п. 3 ГК. Поэтому в договоре прямо пишут: такие-то документы подписываются кодами, и стороны признают их равными бумажным.

Как подпись даёт документу силу

ЭЦП

Сертификат на имя того, кто подписывает
Документ равен бумажному по ст. 62 Цифрового кодекса
Обязательна для трудового договора и приказов онлайн (ст. 11 и 33 ТК)

Код из SMS или push

Это цифровое подтверждение, а не ЭЦП (ст. 47)
Силу даёт соглашение сторон и ст. 152 п. 3 ГК
Способ подписи и равнозначность бумаге записывают в договоре

Цифровой кодекс действует с 12 июля 2026 года.

Как и сколько хранить электронные документы

Сроки у электронных и бумажных документов одинаковые, их задаёт перечень по приказу № 279-НҚ. Записи перечня бывают двух типов: одни касаются бумажных документов и их электронных двойников, другие — документов, которые изначально считаются электронными; для вторых есть оговорка, что без цифровых систем и ЭДО их оформляют на бумаге. К электронным перечень относит трудовые договоры, первичку и табели. Обязательного перехода на ЭДО сноска при этом не вводит.

У налоговиков своё правило: учётные документы держат, пока не истечёт исковая давность, и в любом случае минимум пять лет — отсчёт идёт с периода после того, за который по документу считали налог (ст. 206 п. 3 НК). Исковая давность у крупного бизнеса и некоторых других категорий — пять лет, у прочих — три (ст. 65 п. 2), поэтому пятилетний минимум общий для всех.

Пример

Договор услуг действовал с 1 апреля по 30 ноября 2026 года. Запись 329 перечня требует хранить его пять лет с окончания — значит, до 30 ноября 2031 года. Акты по нему относятся к 2026 году, поэтому налоговый отсчёт стартует 1 января 2027-го, и хранить их нужно как минимум до конца 2031 года.

Хранится документ вместе с подписью — свойства электронного документа не должны теряться и за пределами системы, в которой он создан (ст. 62 п. 1 Цифрового кодекса). По п. 152 Правил № 236 рядом с документами хранят их регистрационные карточки, сертификаты ключей и квитанции о доставке. А Цифровой архив из ст. 65 Цифрового кодекса предназначен для культурного наследия — хранить там первичку компании не обязаны.

Чек-лист перехода на ЭДО

Обязательного «приказа об ЭДО» ни Цифровой, ни Трудовой кодекс не требуют. Но некоторые решения принимает руководитель: кто подписывает бухгалтерские документы (ст. 10 п. 1 закона № 234-III), а также каким работникам разрешено подписывать электронные документы (ст. 62 п. 6 Цифрового кодекса). Удобно собрать их в одном приказе или положении.

Что сделать

Составить список документов, которые переводите в электронный вид (счета-фактуры уже в ИС ЭСФ)
Выпустить в Национальном удостоверяющем центре ЭЦП каждому, кто подписывает, на его имя (ст. 52 п. 4 Цифрового кодекса), и закрепить полномочия приказом
Определить, кто подписывает бухгалтерские документы и как защищён доступ к ключам (ст. 10 закона № 234-III)
Выбрать систему — сервис ЭДО, учётную программу или свою; подпись в ней должна проверяться через открытый сервис владельца (ст. 61 п. 4 Цифрового кодекса)
Договориться с контрагентами о способе подписи — ЭЦП или коды — и закрепить его в договоре
Настроить архив: документы выгружаются вместе с подписью, сроки — по перечню № 279-НҚ и ст. 206 НК
Решить, как делать бумажные копии для контрагентов и госорганов (ст. 7 п. 6 закона № 234-III)
Обновить договоры и регламенты: вместо закона № 370-II ссылаться на Цифровой кодекс

Документы с самозанятыми

Документооборот с самозанятым ничем не отличается от работы с другими исполнителями по договору услуг — разве что оплату подтверждает чек. Кто вправе быть самозанятым, разобрано в статье работа с самозанятыми в 2026 году. По каждой работе у компании должно быть три документа:

Договор — бумажный или электронный; можно и через публичную оферту: её принимают в том числе действиями — начав выполнять условия (ст. 396 п. 3 ГК).
Акт — подтверждает, что услуга оказана: без фактического выполнения расходы к вычету не принимаются (ст. 286 подп. 2 НК).
Чек из специального мобильного приложения — доказательство, что с исполнителем рассчитались (ст. 717 п. 2 НК). Выпустить его может сам исполнитель в e-Salyq Business, а может поручить банку или оператору интернет-платформы (п. 5).

Приказы, табель, расчётные листки — бумаги для штата, к исполнителю они не относятся. Его комплект — заказ, договор, акт и чек.

Как это устроено на платформе

На платформе документы рождаются из самой работы — их не нужно собирать отдельно.

Путь документов в KasipHub

1
Заявка и отклик
Компания публикует заявку, исполнитель откликается в приложении, компания принимает отклик.
2
Договор онлайн
Компания подписывает договор в кабинете, исполнитель — в приложении; в кабинете видны дата и время подписи.
3
Выполнение и приёмка
Исполнитель делает работу, компания подтверждает результат в кабинете.
4
Выплата и 4 %
Деньги уходят на карту исполнителя, 4 % платформа удерживает как налоговый агент (ст. 721 п. 3 НК).
5
Акт и чек
Чек платформа выпускает по поручению исполнителя (ст. 717 п. 5 НК), акт формируется при выплате.
6
Архив
Договор, акт и чек хранятся в кабинете по заявке и скачиваются для бухгалтерии; на комиссию выставляются ЭСФ и АВР.

Как распределены роли оператора, заказчика и исполнителя, рассказано в статье как устроена платформенная занятость, а как устроить выплаты десяткам людей — в статье о массовых выплатах самозанятым.

Типичные ошибки при переходе

Скан вместо документа. Фотография бумажного договора в мессенджере не подписана ЭЦП и электронным документом в смысле ст. 62 Цифрового кодекса не становится.

Подпись чужим ключом. Бухгалтер подписывает ЭЦП руководителя, хотя каждый должен пользоваться сертификатом на своё имя (ст. 62 п. 6).

Акты задним числом. Первичку составляют, когда операция происходит, или сразу после этого (ст. 7 п. 4 закона № 234-III). Акты, собранные по памяти в конце месяца, расходятся с выплатами.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ об электронном документообороте?

Прямого требования в Цифровом и Трудовом кодексах нет. Но приказом удобно закрепить, кто подписывает бухгалтерские документы (ст. 10 закона № 234-III), и выдать работникам полномочия на ЭЦП (ст. 62 п. 6 Цифрового кодекса).

Какими правилами ЭДО руководствоваться?

Правилами документирования и использования систем ЭДО — их утвердил Минкультуры и спорта приказом № 236 в августе 2023 года. Они обязательны и для государственных, и для частных организаций.

Можно ли заключить трудовой договор в электронном виде?

Можно — электронным документом, подписанным ЭЦП (ст. 33 п. 1 ТК). После подписания договор регистрируют в ЕСУТД.

Подпись кодом из SMS — это ЭЦП?

Нет, это цифровое подтверждение (ст. 47 Цифрового кодекса), а не ЭЦП. Его используют, если так предусматривает закон или договорились стороны: в договоре можно закрепить, что документы, подписанные кодами, равнозначны бумажным.

Нужна ли самозанятому ЭЦП для работы с компанией?

Нет, без ЭЦП можно обойтись. Договор заключают принятием оферты (ст. 396 п. 3 ГК) или подписать иным способом, о котором договорились стороны (ст. 47 п. 3 Цифрового кодекса, ст. 152 п. 3 ГК). В KasipHub исполнитель подписывает договор в приложении.

Сколько хранить электронные документы?

Сроки те же, что для бумаги, — по перечню № 279-НҚ: пять лет для договоров услуг и первички и 75 для трудовых договоров. Для налоговых целей — не меньше пяти лет (ст. 206 п. 3 НК).

Источники