Как снизить расходы на ФОТ, не сокращая штат

Почему расходы на персонал растут

Когда спрос меняется по сезонам, неделям или даже дням, а численность стоит на месте, расходы на людей тоже не двигаются. В пик рук не хватает, а после пика часть команды сидит без дела. Поэтому выбирать между штатом и временными людьми, просто сравнив оклад и ставку за смену, нельзя: важно понять, сколько бизнес платит за реально сделанную работу и сколько уходит на простой, переработки и администрирование.

Сам фонд оплаты труда — лишь видимая часть затрат. К зарплате добавляются обязательные платежи, отпускные, подбор, обучение, оборудование и время руководителей. Если человека взяли под пиковую нагрузку, компания оплачивает его готовность работать и в те месяцы, когда работы на полную ставку нет.

Возьмём склад, у которого в декабре загрузка намного выше обычной. Штат, посчитанный по декабрю, весь остальной год частично простаивает. Штат, посчитанный по минимуму, в сезон работает сверхурочно. В обоих случаях дорожает обработка каждого заказа.

Теряются деньги и внутри смены. Сборщики ждут, пока придёт товар, кассиры — пока придут покупатели, приёмка — пока подъедет машина. Время оплачено целиком, а часть часов результата не даёт. Отчасти поэтому компании и присматриваются к платформенной занятости и другим гибким способам привлекать людей.

Как посчитать полную стоимость работы

Смотреть надо не на зарплату конкретного человека, а на то, во что обходится единица результата: на складе — сборка одного заказа, в доставке — одного маршрута, в рознице — одной смены или обслуживания одного магазина. Все затраты за период делят на число выполненных операций. Учитывают всё: выплаты людям и обязательные платежи, поиск и оформление, контроль, переработки, простои и переделку брака.

Затем загрузку хотя бы за полгода-год делят на базовую и переменную. Базовая есть всегда. Переменная приходит с распродажами, пересчётами товара, большими поставками, открытием магазинов и праздниками — и под неё нужно отдельное решение, а не круглогодичное раздувание штата.

Если процесс подходит по большинству пунктов, его можно попробовать перевести на гибкую модель, не трогая основную структуру. Такой пробный запуск покажет, как наращивать людей под нагрузку, не открывая постоянных должностей ради кратковременного роста заказов.

Что должно остаться в штате

Постоянная команда нужна там, где важны накопленный опыт и долгосрочная ответственность: руководители, владельцы ключевых процессов, специалисты с долгим обучением, люди с доступом к критичной информации.

Поэтому выбор между самозанятыми и штатными сотрудниками не сводится к размеру выплат. Штатный работник встроен в структуру компании и выполняет постоянную функцию. Независимый исполнитель берёт отдельную задачу и отвечает за оговорённый результат.

Пик выгоднее закрывать не новыми ставками в штатном расписании. Набрали людей в штат под сезон — после сезона придётся либо платить лишним, либо сокращать. Если пик закрывают исполнители на сменах, постоянная команда не надрывается в сезон и спокойно работает после него. Правило простое: ровная работа — постоянным людям, скачущая — гибкому усилению.

Сразу оговоримся: переводить штатных сотрудников в самозанятые нельзя — это прямой путь к переквалификации договоров. Гибкое усиление — это новые исполнители на сменные и разовые задачи из перечня видов деятельности самозанятых. Подробнее — в статье работа с самозанятыми в 2026 году.

Что выгоднее: штат или временные люди

У штатного сотрудника цена часа предсказуема, но компания оплачивает весь период, включая время, когда загрузки нет. У привлечённого исполнителя ставка может быть выше, зато его зовут только под подтверждённую потребность. Всё решают три вещи: насколько загружен человек, как долго длится задача и сколько стоит управление.

Условный пример. Складу круглый год нужно 50 сборщиков, а с ноября по январь — 70. Если взять дополнительных 20 человек в штат, компания будет оплачивать 240 человеко-месяцев в год (20 × 12). Если привлекать тех же 20 исполнителей только на три пиковых месяца — 60 человеко-месяцев.

Оплачиваемые человеко-месяцы за усиление на 20 человек

В штат на весь год 240

Исполнители на три пиковых месяца 60

Гибкий формат проигрывает там, где работа ежедневная и постоянная, обучение долгое или нужен доступ к закрытым системам. Там текучесть стоит дороже стабильной команды, и выбирать формат нужно, глядя на устройство процесса, а не на ставку. Как посчитать базу и усиление на своих цифрах, рассказано в статье сколько людей нужно на смену.

Читайте также Сколько людей нужно на смену: расчёт через человеко-часы и резерв

Четыре резерва экономии без увольнений

1. 1
   Перераспределить время команды

   Сдвинуть начало смен под поступление заказов, убрать дублирующие операции, научить людей смежным функциям: например, приёмка в тихие часы помогает со сборкой, если позволяют квалификация и правила безопасности.

2. 2
   Не нанимать в штат под временный максимум

   Новую ставку открывают, когда нагрузка подтверждена надолго. Инвентаризацию, открытие магазина, акцию или сезон планируют отдельно — без сокращения основной команды.

3. 3
   Точно учитывать время

   Ручные табели дают ошибки из-за округлений и расхождений между площадкой, HR и бухгалтерией. Когда выполнение фиксируется в одном месте, отклонения видны сразу.

4. 4
   Снизить стоимость администрирования

   Экономия исчезает, если HR ищет каждого вручную, подтверждения собирают в мессенджерах, а бухгалтерия делает отдельный платёж каждому. Выигрыш появляется, когда подбор, учёт, документы и выплаты связаны в один процесс.

Какие документы получает бухгалтерия по каждой заявке при работе через платформу, показано в разделе для заказчиков, а как сократить ручную работу вокруг исполнителей — в статье об административных расходах.

Где здесь платформенная занятость

На платформе заказчик и независимый исполнитель встречаются в цифровом сервисе: компания выставляет смену или задачу, исполнитель откликается, выполнение отмечается в системе. Сколько людей привлечь, решают под конкретную площадку, срок или объём — постоянная структура при этом остаётся прежней. Чем такая модель отличается от передачи функции подрядчику, разобрано в статье платформа или аутсорсинг.

Специальный налоговый режим для самозанятых действует в стране с начала 2026 года. По разъяснению Комитета государственных доходов, ИПН в нём — 0 %, социальные платежи — 4 % дохода, а предел дохода — 300 МРП в месяц, около 1,3 млн ₸ в 2026 году. Режим доступен людям без статуса ИП, без наёмных работников и только для разрешённых видов деятельности.

0 %

ИПН в режиме самозанятых

4 %

социальные платежи с дохода исполнителя

300 МРП

предел дохода в месяц, около 1,3 млн ₸

Компании выбирают платформенную занятость, чтобы менять число исполнителей вслед за спросом, видеть историю заявок, сократить ручные операции и платить только за подтверждённый объём. Главное, что она даёт бизнесу, — управляемую гибкость, прозрачные данные и рост без такого же расширения HR и бухгалтерии.

Как провести пробу

Начните с одной операции. Зафиксируйте её нынешнюю стоимость и требования к качеству, затем несколько циклов закрывайте пики гибким усилением. После этого сравните затраты, сверхурочные, невыходы, ошибки и нагрузку на администрирование.

Частые вопросы